Conseils et idées pour l'organisation de votre événement privé ou professionniel

Comment planifier une réception réunissant une cinquantaine de personnes ?

0 23 October 2012 00:50 dans Organiser un Seminaire par rudy2

Comment planifier une réception réunissant une cinquantaine de personnes ?

La préparation et l'organisation d'un événement rassemblant un grand nombre d'invités peut être un exercice  amusant et excitant. Il peut aussi se révéler excessivement accablant et exagérément stressant si vous ignorez la démarche à suivre et les précautions à prendre.Et si l'exercice ne vous est pas familier, la tache peut rapidement tourner au  cauchemar. Alors qu'avec un peu de préparation, une organisation rigoureuse et de bons outils, l'organisation d'une fête pour 50 personnes ne pose pas de difficulté insurmontable.

1 / Fixez une date pour votre réception, après et seulement après, vous être assuré de la disponibilité des personnes dont vous jugez la présence indispensable. Assurez vous aussi de leur capacité à se rendre au lieu de l'invitation à cette date.

2 / Choisissez un site pour accueillir votre groupe. Si votre demeure est assez grande pour accueillir 50 personnes, assurez-vous tout de même, de disposer de suffisamment d'espace, de tables,  de chaises et de fauteuils pour accueillir tout le monde. Si vous envisagez un lieu inhabituel pour la tenue de votre soirée, pensez à le réserver plusieurs mois à l'avance. Et songez que la proximité d'une grande agglomération, la qualité du lieu et de son environnement, la facilité de son accès, sa renommée, peuvent allonger considérablement les délais nécessaires à sa réservation.

 3 / Choisissez un thème et déterminez les décorations en cohérence et  en harmonie avec celui-ci. N'oubliez pas d'aviser vos invités d'éventuelles contraintes ou exigences (ex : tenues spécifiques, …).

4 / Fixez-vous un budget global.

Ensuite, déclinez le, poste par poste : location de  mobilier, décorations, fleurs, repas, vins, ….

De sorte que si vous disposez d'un budget limité, le coût global de votre réception pourra être plus facilement contenu en procédant à des arbitrages à l'intérieur de chaque poste (faire sa décoration plutôt que l'acheter toute prête) ou encore, en révisant à la baisse, l'importance de certains projets initiaux (ex: suppression ou limitation de la décoration florale).

5 / Envoyez des invitations à vos invités.                                                                                                                                                                                                                         

Donnez des informations détaillées quant au lieu de réception et quant au chemin à suivre pour s'y rendre. Enfin soyez  précis en matière de R.S.V.P.

6 /  Prenez toutes les dispositions pour la restauration, les photographes, les fleurs, le personnel de service réservé pour l'événement, trois semaines avant la date retenue. Une ultime vérification, quelques jours avant l'événement, de la bonne compréhension par les différents prestataires de ce qui est attendu, permettra d'éviter tout malentendu de dernier moment.

7 / Terminez toutes les tâches à l'avance.                                                                                                                                                                                                                         

Fixez-vous l'objectif de n'avoir rien  à faire le jour de l'événement et envisagez les événements fâcheux qui pourraient surgir le jour de la réception. Ayez , dans toute la mesure du possible, un de plan de sauvetage en cas de défaillance de l'un de vos prestataires au dernier moment.