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5 etapes à suivre pour l'organisation d'un séminaire*

0 23 October 2012 00:15 dans Organiser un Seminaire par rudy2


Les événements sont des instruments importants pour les entreprises, quels que soient les objectifs poursuivis.
Certains, à finalité strictement interne, peuvent être confiés  à quelques  collaborateurs bénévoles.
D'autres à finalités multiples et complexes ou simplement à vocation plus particulièrement commerciale doivent être confiés  à la direction marketing de l'entreprise.
Mais dans les 2 cas, le souci de planification – plus ou moins poussé dans les détails  - et un travail de  préparation minutieux  doivent  être érigés  en obligation incontournable pour que l'événement  se révèle  être une opération à succès.


1/ Définissez l' (ou les) objectif (s) que vous assignez à l'événement
.
Si votre projet porte sur l'organisation d'un séminaire  marketing auquel doivent également participer les plus hauts responsables du groupe , votre tache sera autrement plus complexe que
s'il s'agit de "monter" un "barbecue entreprise" ou de fêter la nouvelle année.
Dès l'évocation du projet, assurez-vous de connaitre de manière claire et non ambiguë :
-  les objectifs  assignés à l'événement,
-  les décisions déjà arrêtées par la direction de l'entreprise concernant les aspects les plus basiques, comme le nombre des participants, le lieu choisi, la date retenue pour l’événement, etc.
-  les moyens que l'entreprise accepte de consacrer ( budget ) à l’événement.

2 / Évaluer sans tarder la bonne adéquation entre budget alloué et coût véritable des moyens à mettre en œuvre pour la mise sur pied de l'événement, cela en cohérence avec la dimension que l'entreprise veut lui donner.
Pour que le chiffrage soit le plus précis possible, il conviendra de lister de façon exhaustive l'ensemble des sources de dépenses (réservation de salle, éclairage, sonorisation, décoration, rémunération de conférenciers, buffet, boissons, gardiennage, personnel de sécurité, etc..).     

3 / Faites en sorte que préalablement à la tenue des réunions préparatoires, chacun des participants dispose d'un ordre du jour complet : la réunion y gagnera en efficacité.
Définissez un planning détaillé. Chaque tache et chaque phase de l'événement en cours de préparation devra être affectée d'une date de "début" et d'une date de "fin" .
Enfin soyez très attentif à ce qu'un dépassement du budget " temps " alloué à l'une d'entre elles n'entraine pas un retard de l'ensemble des autres phases du projet.


4 /  Planifiez toutes les phases de  la logistique : location du site, commande des buffets et des boissons, engagement de personnel de service, de techniciens (électricien, ingénieur du son, ...). Visitez le site pour disposer d'une vision globale de la scène et ordonnancer l'espace de façon pratique et pertinente.
Soyez vigilant à respecter scrupuleusement le cadre budgétaire défini au départ. Si des contraintes nouvelles commandent des modifications d'organisation impactant celui-ci , ne prenez
pas d'engagements avant validation du dépassement de budget induit par ces modifications par le décideur compétent.


5 / Communiquer en amont sur l'événement.
La façon dont vous allez  communiquer dépendra en grande partie du type d'événement que vous voulez planifier :
- Dans le cadre d'un événement interne, la messagerie de l'entreprise constitue le vecteur de communication le plus facile à mettre en ouvre, le moins couteux et le plus efficace à utiliser ,
surtout s'il s'agit de toucher une population d'employés et de cadres.
Quelques affiches, apposées aux bons endroits (restaurant d'entreprise, cafétéria, infirmerie, salle de repos , ...) complèteront utilement le dispositif.
- Un événement ayant une vocation plus ambitieuse et plus large, destiné par exemple à valoriser l'entreprise , ses produits et ses services, imposera la plupart du temps de recourir aux
spécialistes du département marketing de l'entreprise,  quand un tel service existe en son sein, ou, dans le cas contraire, aux services d'une  entreprise de communication qui établira alors, un véritable "plan com." .

 

Dernière modification: 02 February 2013 22:59
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