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Comment organiser un séminaire *

0 22 October 2012 23:50 dans Organiser un Seminaire par rudy2

Les séminaires, lorsqu'il est fait une large place aux invités et conférenciers extérieurs, peuvent avoir pour objectif de faire connaître davantage encore votre entreprise et de valoriser ses
produits et services, ses avantages sur la concurrence, ses réussites flatteuses sur divers marchés, dans la perspective de développer ou de renforcer avec l'assistance, son courant d'affaires
Quels que soient les objectifs fixés au séminaire, il vous faudra garder présentes à l'esprit quelques idées simples.


1 /  Choisissez votre sujet en fonction de l’intérêt que peuvent lui porter les personnes que vous souhaitez inviter.
Par exemple, une grande banque privée pourrait demander :
- à un notaire, d'organiser un séminaire  sur le thème de la transmission de patrimoine à destination d'une clientèle disposant de très hauts revenus et d'une surface importante.
- à un expert comptable, de discourir devant une assemblée de chefs d'entreprises clientes de l'établissement, sur des problématiques de cession de sociétés,
- à un avocat fiscaliste, de "plancher" sur le thème de la fiscalité, ....
 

2 Sélectionnez avec soin, le lieu où se déroulera le séminaire.
Estimez le nombre des participants pour que vos invités disposent de conditions d'installation confortables en regard de ce que le lieu d’accueil peut offrir.
Prenez également en considération le critère du prix de revient global de la réservation. Les frais de location de certaines salles ou de certains lieux peuvent atteindre des sommets
astronomiques, quand d’autres, un peu moins prestigieux, affichent des tarifs plus raisonnables et plus accessibles.
Les grands hôtels disposent parfois de vastes salles, voire de véritables amphithéâtres, équipés d'un matériel de communication, de sonorisation et de projection à la pointe de ce que
la technique offre de mieux aujourd'hui . Cette solution est trop souvent négligée alors qu'elle offre d'incontestables avantages .
 

3 / Pensez à la présentation de vos invitations.
Selon la taille, l'importance et la notoriété de votre événement, l'invitation peut prendre la forme simple d'un document basique créé dans Microsoft Word ou au contraire, être le résultat
de la créativité d'un designer professionnel. 
Adressez vos invitations plusieurs semaines avant la date du séminaire, afin de permettre aux participants, de la planifier dans leur agenda, sans qu'elle ne vienne en conflit avec celle d'autres
événements ou obligations.


4 /  Quel type de collation offrir ? 
Décidez de ce que vous allez offrir : rafraîchissements ou repas léger ?
Si votre séminaire dure plusieurs heures, il est indispensable de prévoir une ou deux "coupures" au cours desquelles les participants pourront se retrouver et échanger  autour de quelques rafraîchissements et viennoiseries.
Si votre séminaire commence tôt le matin et doit durer la journée, il est indispensable de prévoir une formule de déjeuner.
Certains propriétaires de salles "suggèrent" fortement le recours aux services de "leurs" traiteurs . Suivez leurs recommandations en la matière, vous vous épargnerez bien des soucis.


5 / Composez vos documents de présentation.
Accompagnez les exposés de documents "papier". Ils seront très utiles aux participants pour prendre des notes. En outre, ils permettront de laisser une trace physique des travaux.
Là aussi , le document peut prendre les formes les plus diverses : du plus simple ( type présentation Power Point ), au plus sophistiqué (conception par un designer et édition par un imprimeur professionnel).

6 / Dans toute la mesure du possible, obtenez confirmation, quelques jours avant l'événement, de la présence effective des personnes invitées afin de connaitre leur nombre avec
une précision satisfaisante, vous permettant ainsi, de finaliser la commande auprès du traiteur.
Il est avantageux et flatteur pour les personnes contactées, de les remercier de leur future présence ....
Si malheureusement le taux de désaffection vous semble plus élevé que prévu, n'hésitez pas à élargir l'auditoire à des personnes auxquelles vous n'aviez pas forcement pensé lors du lancement des premières invitations.
A défaut de pouvoir joindre ces personnes, déposez un message adapté dans leur boite mail.


7 / Établissez une feuille de présence et prévoyez des badges pour les invités, sur lesquels seront inscrits leur identité, le nom de l'entreprise qu'il représente et leur fonction au sein de celle-ci .
Ces badges facilitent grandement les contacts lors des "pauses cafés" et dispensent de présentations parfois un peu fastidieuses.
La feuille de présence ( complétée bien sur, de toutes informations utiles : N° de téléphone, boite mail, ...)  sera utile pour reprendre contact facilement et directement ( pour éviter le "filtre"
du secrétariat) avec les participants , invités ou conférenciers.

8 /  Pour un coût modeste, prévoyez brochures sur l'entreprise et matériel promotionnel ( bloc note portant le logo de l'entreprise, stylos, porte serviette , ..).

9 / A J-7 ou au plus tard à J-5 , passez en revue les derniers détails avec votre hôte.
Vous devrez également confirmer le nombre final des invités avec votre traiteur et prendre les dispositions nécessaires au règlement des prestataires.
Concernant ce dernier point , il n'existe pas de règle imposée. Mais, sauf convention particulière, il est d'usage de régler :
- la totalité du prix de la réservation de la salle avant la réalisation du séminaire,  sauf à fournir une caution bancaire ,
- la totalité de la prestation du traiteur quelques jours avant le séminaire, lors de la communication du nombre "définitif" d'invités.
 
10 / La veille, assurez vous que vos instructions en matière de configuration de la salle et d'installation du matériel ont bien été respectées. A défaut, assurez vous que le prestataire est
en capacité, grâce à la présence d'un personnel disponible, d'y remédier sur le champ.
Testez le bon fonctionnement des équipements de sonorisation et de projection si vous voulez éviter les hésitations ou les mauvaises surprises de dernier moment.
Enfin, assurez vous que l'écoute et la vision des documents projetés sont accessibles à tous les invités , quelle que soit sa place par rapport aux intervenants.
Dernier détail, veillez à la présence d'une signalisation satisfaisante des commodités.

11 / Soyez présent à l'entrée du séminaire et, dans toute la mesure du possible, accueillez vous même invités et intervenants.
Vous les saluerez et les guiderez jusqu'à la feuille de présence,

Dernière modification: 21 February 2013 16:14
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