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organiser un séminaire 2 *

0 23 October 2012 00:07 dans Organiser un Seminaire par rudy2

La planification d'un tel événement est une opération de nature à effrayer la personne la mieux organisée , tant il est vrai que le processus de planification nécessite la prise en compte d'un
très grand nombre de paramètres. Les conditions préalables du succès s'appellent méthode et organisation.
A la base, une "check list " de l'ensemble des paramètres évoqués devra être établie.

Séances préalables de "Brain storming" indispensables.
Il est essentiel que l'établissement de cette " check list " résulte d'une démarche de créativité commune à l'ensemble des personnes parties prenantes à l'opération, avec comme élément structurant de départ la détermination :
-  de (ou des) objectif (s) recherché (s),
-  du profil des intervenants,
-  de la dimension à donner à l’événement,
-  de la population ciblée par l'entreprise,
-  des ressources allouées (budget) ,
-  de la date retenue et du site choisi,


Intégrer très tôt, en amont dans le process, les obligations et contraintes légales.
La location d'un site ou d'une salle s'accompagne fréquemment d'obligations légales et/ou contractuelles . Pensez que la signature d'une réservation de salle avec un propriétaire privé ne donne
pas nécessairement droit  à pouvoir en jouir librement. En effet, l’événement, en raison de sa nature, de sa dimension, des conséquences qu'il peut impliquer localement, voire des risques qu'il peut induire, peut nécessiter l'accord des autorités administratives locales . Autorisations qu'il faudra solliciter et obtenir préalablement à toute signature , sauf à pouvoir intégrer dans le contrat de réservation, une clause de condition suspensive d'obtention des dites autorisations . Prenons l'exemple d'un concert , ou de tout événement "sonore"  qui nécessite toujours l'accord des autorités locales, accord qui au demeurant,  n'a rien d'automatique.
Dans un même ordre d'idée, pensez à souscrire une assurance responsabilité civile, même lorsque celle-ci n'a pas de caractère obligatoire. Son cout est modeste en regard de la protection
qu'elle apporte à l'entreprise.


Les intervenants : conférenciers et invités
Le choix des conférenciers et des invités découlera en grande partie des réponses aux questions évoquées plus haut :  quels sont les objectifs recherchés , quelle dimension doit être donnée
à l’événement, quelle population a été ciblée , de quel budget dispose t-on ?
Le contrat de prestation des conférenciers devra être rédigé de façon complète et précise : les devoirs et obligations réciproques y seront clairement détaillés.

 
Créer les conditions visant à obtenir un accord de participation des intervenants sollicités.
Idéalement, la personne en charge de la coordination du projet doit pouvoir disposer d'un délai de deux mois  pour pouvoir, sereinement, établir le calendrier du déroulement du séminaire.
De leur coté, conférenciers et intervenants divers - internes et/ou externes à l'entreprise - , invités à participer aux débats , doivent pouvoir disposer d'un maximum d'informations
( date, lieu et timing du séminaire, thèmes abordés, personnalités présentes, intervenants attendus, conditions d'hébergement, ... ) avant de se prononcer quant à leur participation éventuelle
à l’événement.
Après confirmation de la participation effective des personnalités sollicitées, le coordonnateur devra adresser à tous les participants, le "programme officiel" du séminaire, l'inscrire sur le site
Web et l'intranet de l'entreprise et lui donner toute la publicité possible.


Désigner les responsabilités
Le coordinateur peut - et doit même - déléguer les tâches spécifiques ou requérant un savoir faire ou des connaissances techniques qu'il ne possède pas. Cette démarche nécessite bien
sur, de garder un contact étroit avec le (ou les) responsable(s) désigné(s) pour que le projet conserve toute sa cohérence et que délais et budget soient respectés.
En fonction des sujets débattus ou des difficultés du moment, le coordonnateur s'assurera de la présence de personnalités capables de modérer ou de " recadrer " des débats susceptibles
de prendre une direction incertaine et non souhaitée. 

Repas et collations
Le séminaire peut se dérouler sur une période impliquant la prise de plusieurs repas. Le coordonnateur devra veiller à inclure des options pour les végétariens, les végétaliens et les personnes
contraintes à régime alimentaire particulier (type sans sel) .


Nécessité d'une communication soignée.
Le coordonnateur devra - notamment en fonction des objectifs fixés à l'événement et des sujets abordés - étudier et déterminer le type de communication le plus pertinent.
En fonction à la fois, de la taille de l'événement et l'importance des enjeux,  le recours à une agence de communication et de relations publiques pour répondre à la problématique "com"
peut s'avérer judicieux.


Trouver des bénévoles en interne
Dans le cas de séminaires à dimension modeste, le coordonnateur devra souvent recourir aux services d'un personnel interne bénévole pour la mise en place d'une partie de la logistique du séminaire. Le coordonnateur veillera à motiver ces volontaires , communiquer régulièrement avec eux sur l'état d'avancement du projet et valoriser leur travail auprès de leurs responsables
de service respectifs.


Une planification qui exige du temps
Une planification rigoureuse en amont est la clé de réussite d'un événement de ce type. Toutefois, les sujets à résoudre peuvent nécessiter des délais sur lesquels l'entreprise n'a qu'une 
maitrise limitée. Pour cette raison, il n'est pas rare de constater que des organisateurs d'événements d'une certaine dimension  commencent à planifier un an, voire davantage, avant la date fixée.
A première vue, ce délai peut paraitre excessif, mais il est peut être rendu nécessaire par la mise en place de logistiques complexes, ou par l'existence de  contraintes liées à la disponibilité de conférenciers très sollicités ou encore de la disponibilité des salles.
On n'a jamais attribué le manque de réussite de ce type d'événement à une préparation commencée trop tôt.  Alors qu'une planification lancée tardivement a souvent été à l'origine d'un succès mitigé.

Restez fidèle à votre Timing.
Une fois défini le calendrier à respecter et une fois fixée une "dead-line" à chacune des tâches, il est indispensable de se tenir au dispositif ainsi établi , si l'on veut s'éviter bien des affres. 
Il serait illusoire et dangereux de considérer qu'un retard à un stade quelconque du projet ou portant simplement sur l'une des composantes du projet  puisse être accepté sans danger, y
compris si l'événement à venir apparait - de façon trompeuse- encore assez lointain.
Redoublez d'efforts et mobilisez moyens en homme et en matériel en cas de retard constaté à quelque stade du projet, pour que l'avancement des taches se fasse, conformément à la
planification faite en amont, de façon cohérente et coordonnée.


Prévoir tous les scénari
Lorsque vous planifiez un événement pour votre entreprise , intégrez dans toute la mesure du possible, les mauvaises surprises ou accidents divers qui pourraient advenir en prévoyant
des " plans bis " , ou des solutions de contournement, afin d'éviter que l’événement se solde par un demi échec  d'autant plus couteux que le projet était chargé d'ambitions.


Pensez en dehors de la boîte
Soyez créatif et n'hésitez pas à penser différemment et "en dehors" de l'entreprise.
Il existe de nombreuses techniques pour dynamiser une salle et donner du "piquant" à un événement d'entreprise. 
Votre imagination doit se sentir d'autant plus libre que tout ce qui sera entrepris n'aura d'autre raison que la réalisation de l'objectif visé à travers l'événement.



Dernière modification: 02 February 2013 23:12
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