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Comment créer une agence événementielle *

1 23 October 2012 00:00 dans Organiser un Seminaire par rudy2


Les agences événementielles ont pour vocation d'organiser des réunions, des conventions ou des fêtes réunissant tout ou partie des collaborateurs d'une entreprise ou d'une collectivité quelconque, qu'elle soit privée ou publique.
Il est souvent fait appel à leurs services à l'occasion de la célébration des fêtes de fin d'année, d'un changement de siège social, de la remise de récompenses à l'issue d'un challenge inter- entreprise , d'un changement de Direction, de la fusion entre 2 entreprises, etc..  En vérité , les occasions de se tourner vers elles ne manquent pas.
Leur mission consiste à prendre en charge l'ensemble des taches relatives à la préparation et la réalisation de l'événement sur la base d'un cahier des charges préalablement défini par leurs clients.
Leur expérience dans ce domaine et les relations de travail établies avec toute sorte de prestataires auprès desquels elles ont habituellement recours, leur confèrent une présence rassurante.
Toutefois la plupart sont des entreprises relativement récentes, créées et animées par de jeunes entrepreneurs dynamiques qui ont comme passion et comme credo le service du client.

Si l'expérience de la création d'une agence vous tente , suivez ces quelques conseils.


1 /  Suivez un programme de certification accrédité pour la planification d'événements d'entreprise si vous n'en possédez pas déjà un, ou si vous n'avez qu'une expérience somme toute limitée
de ce type d'activité. Expérience, mais aussi formation et certification en matière de planification d'événements vous confèreront l'indispensable crédibilité qui rassura les prospects et vous aidera
à vous distinguer de l'importante concurrence qui existe dans ce secteur.

2 / Créez un nom commercial pour votre entreprise qui pourra ne pas être celui de sa raison sociale . Enregistrez-le au Registre du Commerce et déposez-le auprès de l' I.N.P.I. , après vous être
assuré qu'il ne l'était pas déjà.
Développez votre business plan et élaborez une plaquette commerciale pour vos futurs clients, destinée à mettre en valeur la façon dont votre entreprise fonctionne ainsi que son approche de la prise en charge et du traitement des problématiques de ses clients.
Établissez un bilan objectif des besoins qui seront les vôtres ,tant au niveau du personnel qualifié dont vous devrez vous entourer, qu'au niveau
niveau financier ( budget matériel + fonds de roulement).

3 / Pour d'évidentes raisons de crédibilité, " soignez " l'adresse de votre siège social . Évitez de l'établir à votre domicile, ou encore de recourir aux services d'une entreprise de domiciliation. Souscrivez une assurance "responsabilité civile professionnelle" , dont le coût est faible en regard de ses avantages et de la protection qu'elle apporte. En outre, elle est de nature à apporter un complément de sérieux rassurant pour le prospect ou le client.

4 /  Déterminez votre marché potentiel et choisissez éventuellement de cibler plus spécialement un type particulier d'entreprise ou un type particulier de secteur .
Étudier la concurrence, les caractéristiques et spécificités des services offerts par les acteurs locaux  pour pouvoir présenter à votre tour une offre plus imaginative ou plus accrocheuse.
Détaillez la gamme des services que vous êtes en capacité d'offrir. Ne cherchez pas "à casser les prix" : une politique tarifaire trop agressive et sans souci des prix de revient laisse peu de chance
de survie à une "jeune pousse" .

5 /  Investissez  dans la création d' un site web de qualité et dans les services d'un graphiste indépendant talentueux pour vous aider à créer un logo valorisant et à définir une image visuelle
forte pour votre entreprise.
Déclinez avec vos concepteurs, ce logo sur tous les supports de communication de votre entreprise : brochure commerciale , documentation technique, papier à en-tête, carte de visite.
Un press-book exposant des réalisations passées et  nommant des clients connus est un atout à ne pas négliger.

6 /  Travaillez avec un juriste qualifié (avocat - notaire),  à la création de modèles de contrats pour chaque type de mission que vous êtes en mesure de proposer à vos clients. 

7 /  Constituez- vous un réseau de relations avec les fournisseurs et prestataires de la région : fleuristes, traiteurs, boulangeries, photographes, propriétaires de salles de réunion ou de palais
des conférences , ... Présentez-vous et faites leur connaitre votre entreprise dans la perspective de futurs événements locaux.
Coordonnez une campagne de publipostage pour présenter votre entreprise et leur proposer une rencontre.

8 /  Inscrivez-vous dans les associations ou organisations professionnelles, spécialement dans celles œuvrant dans le domaine de la planification d'événements corporatifs.

9 /  Lors d'événements communautaires ou lors de la tenue de réunion d' associations professionnelles locales, saisissez toutes les occasions de faire la promotion de votre entreprise de planification d'événements  dans les journaux locaux , dans les bulletins d'information et magazines divers , sur les sites Web locaux , sur les blogs et dans les réseaux sociaux comme Twitter ou Facebook.

Dernière modification: 27 February 2013 12:12
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