Conseils et idées pour l'organisation de votre événement privé ou professionniel

 

Fixez une mission et des objectifs à cet événement.  S'agit-il de renforcer le sentiment d'appartenance à l'entreprise, de souder des équipes récentes  venues d'horizons différents, de dynamiser l'équipe commerciale, de renforcer les relations avec la clientèle , ou encore de promouvoir les produits et services proposés par l'entreprise.

Une définition claire de l'objectif évitera de s'égarer dans de mauvaises directions et de se fourvoyer dans de mauvais choix. 

Identifiez les dates possibles pour la réunion. Fixez une date qui convienne au plus grand nombre et bien évidemment à toutes les personnes dont la présence est jugée indispensable. 

Préparez un ordre du jour provisoire et une liste des invités. Cela vous aidera à définir bien des critères de sélection. 

Établissez ensuite un cahier des charges le plus complet possible et lancez un appel d'offres auprès de sociétés prestataires spécialisées dans l'événementiel. Ne donnez suite qu'aux propositions établies sous forme écrite et contractuelle.

Examinez en détail les propositions reçues et procédez à une première sélection des sites. Ensuite entamez les discussions avec les candidats retenus dans la "Short List".

Chaque fois que possible, contactez les entreprises qui ont accueilli des événements similaires au vôtre avec les sites que vous aurez  sélectionnés.

Une visite sur place des candidats prestataires renseignera utilement sur leur capacité, au moins apparente, à répondre à vos besoins.

Négociez les tarifs d'hôtel et des salles. Si vous utilisez un hôtel pour l'événement, vous devriez obtenir un rabais significatif sur le tarif des chambres.

Tenez compte  des  délais et autres exigences liées aux horaires. Ces précautions éviteront bien des déboires.

 

 

Très tôt, constituez des  comités permanents  d'organisation et de pilotage qui traiteront des problématiques liées à l'organisation de l'événement.

Il est indispensable d'y impliquer et d'y faire participer un grand nombre de responsables. Les réunions devront se tenir à date et heure fixes, en prenant soin d'éviter de faire doublon avec  le calendrier des différents "comités" habituels de l'entreprise, afin de vous préserver de l'absence de participants "retenus" par leur réunion habituelle .

 

 Élaborez une stratégie de promotion.

 Communiquez sur l'événement. Calendrier, avis, communiqués de presse, entrevues, journal d'entreprise  sont autant de supports qui doivent être utilisés en fonction de la taille de votre entreprise et l'importance de l'événement.

S'il s'agit d'une entreprise  sans but lucratif ou de bienfaisance, intéressez-y  des sponsors : les retombées ne peuvent en être que plus fortes. Leurs  contributions financières s'avéreront particulièrement bienvenues assurant ainsi un complément de financement non négligeable.

 

Dans la plupart des cas, vous devrez agir à l'intérieur d'un budget convenu et défini. Plus l'événement mobilisera d'entreprises prestataires et  plus vous devrez rester attentif à bloquer toute source potentielle de dérapage budgétaire. La maîtrise des coûts doit être une contrainte structurante du dispositif mis en place.

Posez- vous la question de l'opportunité de solliciter les compétences  d'un consultant extérieur. Ayez conscience que la dépense se révèle fréquemment être un investissement rentable en
raison des gains de temps qu'il apporte, les erreurs qu'il permet d'éviter et au final, les  économies qu'il génère.

Profitez de l'événement lors de sa phase préparatoire pour renforcer la politique de communication et renforcer l'image positive de l'entreprise et de ses produits. Surfez  sur la volonté exprimée au plus haut niveau de l'entreprise, pour revisiter tous les instruments directs ou indirects de communication visuelle : logo, packaging, décoration,….

 

 Le choix des partenaires et prestataires extérieurs  devra faire l'objet d'un soin particulier :

 - Identifiez  les avantages compétitifs des uns par rapport aux autres,

 - Interrogez-vous sur  leur capacité réelle, en terme de personnel  et de moyens techniques à répondre à votre demande,

 - Examiner attentivement le contenu de leurs contrats,

 - Faites modifier, en cas de besoin, les clauses contractuelles insuffisamment précises ou par trop désavantageuses pour vous,

  -Faites examiner par votre juriste, tout ce qui concerne le traitement du risque d'annulation ou de défaillance,

 - Protégez-vous, financièrement, en exigeant  cautions bancaires de restitution d'acompte et caution de bonne fin,

 - Écartez les prestataires qui ne sont pas en mesure de vous les fournir, signe fréquemment révélateur de leur mauvaise santé financière ou tout au moins, du manque de confiance de leurs
    partenaires bancaires,

 Vous devrez également vous assurer de l'absence de difficultés ou d'incompatibilité, de toute nature, en interne :

-  La police d'assurance de l'entreprise couvre t-elle les risques liés à l'événement.

-  Un avenant est-il nécessaire ? Si oui, quel est le coût de l'extension de garantie ?

-  La date retenue est elle compatible avec le reste du calendrier de l'entreprise ou l'agenda professionnel – voire privé – des personnes sollicitées pour prendre la parole ?

-  Le détachement temporaire et la formation, en interne, du personnel  en charge de la mise en œuvre de l'événement- la plupart du temps à titre bénévole - , est-elle compatible avec les
    contraintes de service ou la législation en matière de Droit du Travail ? L'examen de cette question par la DRH, et  son accord, constituent est un préalable avant toute démarche en ce sens.

-  Quels critères retenir pour le choix des "bénévoles" et pour la définition du profil de leurs formateurs éventuels ?

-  Quelles dispositions prendre pour couvrir et assurer les besoins de sécurité inhérents à l'événement?

 

Prévoyez  la rédaction d'un manuel d'instructions à usage interne, ayant pour objectif :

-  D'établir et mettre en œuvre des processus d'accréditation (badges)

-  D'identifier et de communiquer sur les responsabilités, ceci principalement à l'usage des comités d'organisation et des bénévoles,

-  De recenser les situations à risque et de fixer pour chaque cas, une réponse adaptée en terme de sécurité : quel service ou entité prévenir ? Comment le contacter ? Quelle utilisation des
    corridors de sécurité ? Comment s'assurer de la préservation des moyens de communication …

 

 Prévoyez une dernière réunion du personnel  bénévole pour :

-   entretenir la motivation des équipes de bénévoles,

 -  rappeler une dernière fois, le scénario du déroulement de l'événement, les responsabilités de chacun, les procédures retenues,

-   répondre aux dernières questions.

 

Inventoriez et emballez avec soin, tous les matériaux et équipements divers, souvent coûteux et facilement réutilisables, mobilisés pour l'occasion.      

Au plan financier, veillez au strict respect de la procédure dédiée au traitement comptable de l'événement. Aucun règlement sans visa justifié de la facture, par la personne dûment habilitée
et en charge du sujet , son contrôle portant sur la conformité par rapport au devis accepté, du montant réellement facturé et de la date de règlement spécifiée sur la facture.

Enfin, ne négligez pas d'adresser lettres de félicitations et de remerciements, notamment aux bénévoles avec copie à leur hiérarchie.

Il vous restera encore à réaliser tout un travail de regroupement de données et de traitement de l'information afin d'établir un pré-bilan, le plus objectif possible, de l'opération, même si, contrairement aux dépenses engagées, les retombées ne sont pas nécessairement quantifiables.

En tout état de cause, Il sera  très important d'évaluer ce qui a fonctionné de façon satisfaisante et profitable et  d'identifier ce qui s'est révélé insatisfaisant ou simplement perfectible.